Reglas del Concejo Municipal para la Conducta de las Reuniones y Asuntos Generales

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MOUNTAIN VILLAGE TOWN COUNCIL

Reglas para la celebración de reuniones y asuntos generales
Revisadas en febrero de 2022

I. Conducta

 Se espera que el Concejo mantenga un alto estándar de cortesía entre sí y que cumpla con el Código de Ética del Pueblo.
 Se espera cortesía entre el Concejo y el público, así como entre los miembros del público durante las reuniones; no se tolerará el comportamiento grosero.
| Todos los participantes en las reuniones del Concejo deben abstenerse de usar palabras mayores.
 Las Reglas de Orden de Robert generalmente rigen la conducta de las reuniones, pero ninguna acción se invalidará por falta de cumplimiento estricto.
 El Concejo procurará la brevedad y evitará la redundancia, y fomentará lo mismo en el público.
 El Alcalde tiene el rol principal de hacer cumplir las reglas de conducta del Concejo. También se alienta al Concejo a pedir cortésmente a cada uno que se abstenga de comportamientos inapropiados si estos ocurren (es decir, el Concejo puede «llamar» a cada uno por su comportamiento inapropiado para reforzar la ética del grupo en su conjunto o para apoyar los esfuerzos del Alcalde para lograr el mismo efecto).
 Se alienta a los miembros del Concejo a hablar con el personal si tienen preguntas u objeciones a las recomendaciones que se presenten al cuerpo. Las discusiones entre los miembros del Concejo sobre los asuntos del Pueblo deberán cumplir en todo momento con la Ley de Reuniones Abiertas de Colorado.
 Los teléfonos celulares deben estar apagados durante las reuniones y solo si es absolutamente necesario, dejarse encendidos en modo silencioso. En una audiencia cuasi judicial, los teléfonos celulares deben permanecer apagados.
 Se espera que el Concejo se abstenga de conversaciones laterales en la medida de lo posible para no distraer a otro orador

II. Establecer la agenda del Concejo del Pueblo

 El Alcalde establece la agenda.
 Los miembros del Concejo que deseen agregar un elemento a la agenda deben comunicarse con el Alcalde antes de la fecha límite de la agenda, que es el mediodía de hace dos semanas de la fecha de la reunión. Los miembros del Concejo que deseen enmendar la agenda durante la reunión con el propósito de agregar un elemento deben primero consultar con el asesor legal del Pueblo para determinar la conveniencia de la enmienda propuesta. Si el asesor legal la considera apropiada, el miembro del Concejo que desee enmendar podrá hacerlo después de ser reconocido por el Alcalde y luego presentar la moción para enmendar la agenda. El miembro del Concejo que presente la moción explicará brevemente la conveniencia de la enmienda, pero no podrá abordar sustantivamente el elemento hasta que el Concejo haya considerado la moción y la haya aprobado. Las mociones para enmendar la agenda requieren un voto de 2/3 de la cantidad presente. Si se aprueba la moción para enmendar la agenda, el elemento se considerará entonces, y se tomará la acción, si corresponde. Si la moción para enmendar la agenda falla, el asunto caduca sin más discusión.

III. Audiencias públicas sobre elementos de acción

 El alcalde abre la audiencia pública.
 El alcalde presenta el asunto (leyendo el asunto de la agenda y haciendo las observaciones preliminares correspondientes).
 El personal proporciona el informe, incluida la breve historia relevante y el contexto del asunto.
 El concejo puede formular preguntas al personal, al Solicitante o a los miembros del público mientras exponen ante el concejo. Los miembros del concejo deberán abstenerse de responder preguntas, expresar opiniones o indicar cómo piensan votar hasta que se cierre la audiencia pública.
 El Solicitante puede dirigirse al concejo y presentar documentos, los cuales se incluirán en el acta.
 Se abre el periodo de comentarios del público.

• El alcalde lee la Política de comentarios del público.
• Se solicita a cada miembro del público que hable solo una vez.
• Se solicita al público que, de ser posible, evite duplicar los comentarios de otras personas.
• Se solicita al público que evite mantener un diálogo entre sí o con el Solicitante, sino que más bien se dirija al concejo y a la audiencia en general.
• El alcalde puede establecer un límite de tiempo (es decir, 2-3 minutos) para cada orador.
• Si un miembro del público presenta algún documento, se proporcionarán copias al Secretario del Pueblo y se incluirán en el acta.
   El Solicitante puede responder a los comentarios del público una vez que haya concluido el periodo de comentarios del público.
   Se cierra la audiencia pública, o puede dejarse abierta y prorrogarse a una fecha determinada para presentar pruebas adicionales mediante moción del concejo.
   Después de cerrar la audiencia, el concejo debe discutir el asunto, incluidas las razones para cualquier decisión propuesta.
   Se somete a consideración la moción del concejo y se decide de conformidad con las Reglas de Orden de Robert para presentar y considerar mociones.

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IV. Sesiones de trabajo

• Las sesiones de trabajo están diseñadas para permitir una discusión menos formal entre los miembros del concejo y el público sobre asuntos de importancia para la comunidad. No se tomará ninguna decisión formal por parte del concejo en una sesión de trabajo.
• El alcalde, a su discreción, puede recibir comentarios del público ya sea en forma de audiencia pública o en un formato más interactivo, dependiendo del tema, el número de oradores presentes y las limitaciones de tiempo.
• Aunque no se puede tomar ninguna decisión formal en las sesiones de trabajo, el concejo puede proporcionar instrucciones al personal para realizar trabajos adicionales u otros asuntos relacionados.
V. Discusión pública

 La discusión pública no durará más de cuarenta y cinco (45) minutos por reunión del concejo, salvo que se disponga lo contrario por parte del Alcalde.
 Cualquier miembro del público que desee dirigirse al Concejo durante la discusión pública deberá acercarse primero a la tribuna y declarar su nombre y dirección, así como su relación con el tema de discusión para constancia, y luego proceder a hacer sus comentarios. Si algún miembro del público afirma representar a una o más personas, deberá, después de hacer una presentación y antes de formular sus comentarios, revelar a quién representa y declarar el nombre y la dirección de la persona o personas así representadas.
 Los comentarios del público por parte de los miembros del público no están diseñados para un diálogo interactivo entre el Concejo y el público, sino que están diseñados para que los miembros del público formulen una declaración pública de posición. En consecuencia, los miembros del público deberán hacer conocer su declaración de posición al Concejo sin esperar una respuesta del Concejo.
 Se pedirá a los miembros del público que hablen solo una vez sobre el tema, salvo que se aprueben comentarios adicionales por parte del Alcalde y/o del Concejo. Si un miembro del público desea hacer una pregunta al Concejo, deberá solicitar primero el permiso del Alcalde para hacerlo. Si el Alcalde consiente, se permitirá a los miembros del público un máximo de tres (3) minutos para preguntas y la respuesta del Concejo, salvo que se disponga lo contrario por parte del Alcalde. Si fueran necesarios más de tres (3) minutos, se deberá programar una cita con un miembro del Concejo o del personal.
 No se permiten ataques personales ni discusiones.
 No se permite buscar el protagonismo ante la audiencia.
 Se pedirá a las personas que hablan sobre el mismo tema que se abstengan de la redundancia.

VI. Flujo de Información

Solicitudes de información del Concejo del Pueblo al personal:
 Para obtener información menor o fácilmente disponible de la Casa del Pueblo (es decir, una copia de una ordenanza o de las actas de una reunión), el Concejo debe solicitar la asistencia del Gerente del Pueblo y se le proporcionará el elemento sin más trámites.
 El Concejo debe abstenerse de hacer solicitudes individuales de información al personal que no sean a través del Gerente del Pueblo.
 El Concejo, excepto a través del Alcalde o del Gerente del Pueblo, debe abstenerse de instruir o solicitar a un miembro individual del personal que realice cualquier tarea.
 Para los elementos que requieren investigación, análisis o compilación sustanciales de información no fácilmente disponible, las solicitudes deben hacerse al Gerente del Pueblo. El personal, bajo la dirección del Gerente del Pueblo, realizará la tarea y proporcionará la información solicitada si esta es razonable en términos de tiempo. La información así proporcionada se copiará a todos los miembros del Concejo. Si el Gerente del Pueblo cree que la solicitud de investigación o análisis es demasiado onerosa para provenir de un miembro del Concejo o tiene preocupaciones respecto a su conveniencia, llevará el asunto ante el pleno del Concejo para determinar si hay acuerdo en que la tarea debe ser realizada.

Información que se envía al Concejo:
 El correo dirigido a los miembros individuales del Concejo es retenido por el Secretario del Pueblo y se entrega a los miembros del Concejo en los días de reunión.
 El correo que es sensible al tiempo o los correos electrónicos recibidos por el personal se reenviarán por correo electrónico al Concejo.
 Si un correo electrónico es enviado del Personal a todo el Concejo, los miembros del Concejo pueden responder directamente al Personal pero no deben “responder a todos” a otros
miembros del Concejo

VII. Nombramientos para Juntas y Comisiones

Véase la Política Adjunta

VIII. Reuniones Intergubernamentales

El propósito de estas reuniones es proporcionar un foro para el diálogo informal entre los gobiernos locales. Si los temas no son controvertidos
y pueden ser implementados administrativamente, las partes relevantes simplemente pueden tomar acción como resultado de la discusión. Si un asunto tiene más
naturaleza de política o legislativa, los funcionarios electos utilizan este foro para recabar opiniones para su posterior consideración a través de sus respectivos
procesos de toma de decisiones en audiencia pública.

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 El personal de los gobiernos locales de San Miguel participantes se turna para preparar un borrador de la agenda para comentarios.
 El personal del Pueblo distribuirá el borrador de la agenda a los miembros del Concejo.
 Los miembros del Concejo que deseen añadir temas a estas agendas deben contactar al Secretario del Pueblo, quien a su vez informará a la
entidad correspondiente.
 Se anima a los miembros del Concejo a utilizar este foro de manera más proactiva para discutir asuntos e ideas con las otras entidades.

IX. POLÍTICA DE ASISTENCIA REMOTA A LAS REUNIONES IMPLEMENTADA EN ABRIL DE 2011 Y REVISADA EN FEBRERO DE 2022

• Los miembros del Concejo que asisten a una reunión de forma remota tendrán permitido participar y votar.
• Los miembros del Concejo pueden asistir a una Sesión Ejecutiva de forma remota únicamente a través de una línea telefónica segura o una
plataforma de videoconferencia segura como Zoom, WebEx, Microsoft Teams, etc., según lo determine el Personal del Pueblo.
• Los miembros del Concejo que asisten de forma remota deberán asegurarse de que no haya personas no autorizadas en la sala con ellos o
capaces de ver u escuchar cualquier Sesión Ejecutiva.
• Los miembros del Concejo que pierden una reunión tienen la responsabilidad de “ponerse al día” escuchando la grabación de audio
o viendo la grabación en video de la reunión.
• Las preguntas pueden enviarse con antelación al personal o al Abogado del Pueblo por correo electrónico durante una reunión.

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CARGOS NOMBRADOS

Para todos los cargos nombrados y cubiertos por el Concejo del Pueblo, se seguirá la siguiente política:

1. Oficina del Secretario: Revisar la hoja de cálculo de la junta y la comisión para detectar cualquier vencimiento de mandato.
2. El personal designado, según se establece a continuación, notificará a los miembros actuales por llamada telefónica y correspondencia escrita sobre el fin de su mandato inmediatamente después de la reunión del Concejo en la que se discutió el vencimiento del mandato.
   a. Comisión de Ética – Secretaria del Pueblo
   b. Junta de Revisión de Diseño – Servicios de Planificación y Desarrollo
   c. Concejo del Pueblo – Secretaria del Pueblo
   d. TRAA – Secretaria del Pueblo
   e. CFA – Secretaria del Pueblo
   f. Junta de Apelaciones – Servicios de Planificación y Desarrollo
   g. Comité de Becas – Secretaria del Pueblo
   h. Comité Green Team – Directora de Desarrollo Empresarial y Sostenibilidad/Secretaria del Pueblo
3. Una vez completada la notificación a los incumbentes, anunciar las plazas vacantes publicando en el sitio web hasta la fecha límite para las cartas de interés y enviar un correo electrónico masivo. La Coordinadora de Marketing y Comunicación recibirá los cambios de correo electrónico y las vacantes para la publicación en el sitio web y el correo electrónico masivo.
4. Se requerirá que los candidatos proporcionen una carta de interés y un currículum vitae, los cuales deberán presentarse a más tardar el día anterior a la fecha límite del paquete del Concejo a las 5:00 p. m. para la reunión en la que se realizarán los nombramientos.
5. Cuando se reciba una carta de interés para cualquier plaza, el Secretario o su designado verificará sus calificaciones para asegurar que sean elegibles para dicha plaza.
6. Los nombramientos se incluyen en la agenda del Concejo después de que haya vencido la fecha límite anunciada. Si se reciben menos de dos solicitantes, se podrá recomendar una nueva publicación de la vacante, pero no es obligatorio.
7. Notificar a los candidatos que los nombramientos del Concejo tendrán lugar en la reunión del Concejo posterior a la fecha límite anterior. Todos los departamentos deben notificar a la Secretaria del Pueblo los mandatos designados para los miembros, así como los títulos (como Presidente, Secretario, etc.) para incluir en el calendario general mantenido por el Secretario.
   La excepción a esta política es para los miembros del Concejo del Pueblo y el personal que sirven en comités asesores (es decir, comité de finanzas, comité de transporte, etc.) cuyos nombramientos se realizan en el curso de las reuniones del Concejo del Pueblo mediante acción del Concejo.

DESPUÉS DE LA REUNIÓN DEL CONCEJO DEL PUEBLO Y UNA VEZ REALIZADOS LOS NOMBRAMIENTOS DE LAS PLAZAS

1. Notificar a los solicitantes los nombramientos por correo electrónico. Verificar las nuevas fechas de mandato.
2. Si el solicitante no ha servido antes en una comisión, enviarle una copia del código de ética vigente.
3. Actualizar la hoja de cálculo de la junta y la comisión. Enviar a la persona del personal de la junta la información de contacto del nuevo miembro de la junta. Reenviar la hoja de cálculo al personal según sea necesario.

OPCIONES ADICIONALES DEL CONCEJO

1. El Alcalde podrá decidir volver a publicar una plaza si considera que el grupo de solicitantes es demasiado limitado para el Concejo.
2. Los miembros del Concejo podrán «moverse para dirigir al personal a volver a publicar la plaza vacante» en lugar de hacer un nombramiento si consideran que el grupo de candidatos es demasiado limitado o que el interés público se vería mejor atendido mediante una nueva publicación.
3. Las solicitudes tardías serán llevadas a la atención del Concejo por el personal para otorgar al Concejo la oportunidad de posponer el nombramiento y ampliar la fecha límite si se considera que la posposición sería de interés público. Se podrá dar consideración similar a los candidatos que se presenten sin cita previa por decisión discrecional del Concejo. Los solicitantes tardíos o los que se presenten sin cita previa no podrán ser nombrados en esa reunión del Concejo; únicamente podrán ser considerados en una reunión posterior. El Concejo no está obligado a considerar a los solicitantes tardíos o los que se presenten sin cita previa.